Algemene voorwaarden Polder Knowledge B.V.

Versie: juli 2026

Polder Knowledge B.V.
Aert van Nesstraat 45
3012 CA Rotterdam
KvK-nummer: 11043797
E-mail: rob@polderknowledge.nl

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Polder Knowledge: Polder Knowledge B.V., gevestigd in Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 11043797.
2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of iedere rechtspersoon, die met Polder Knowledge een overeenkomst aangaat of daarover met Polder Knowledge onderhandelt.
3. Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Polder Knowledge en opdrachtgever, waaronder een overeenkomst voor advies, ontwerp, ontwikkeling, implementatie, hosting, SaaS, onderhoud, support of andere IT-dienstverlening.
4. Diensten: alle werkzaamheden, producten en diensten die Polder Knowledge voor opdrachtgever uitvoert of aan opdrachtgever beschikbaar stelt.
5. Software: alle programmatuur, broncode, objectcode, scripts, configuraties, koppelingen, databasestructuren en andere softwarematige resultaten.
6. Resultaten: alle in het kader van een overeenkomst ontwikkelde of geleverde ontwerpen, analyses, prototypes, documentatie, software, configuraties, modellen en overige materialen.
7. Schriftelijk: communicatie per brief of e-mail, en communicatie via een gezamenlijk gebruikt project-, ticket- of samenwerkingsplatform, voor zover de afzender en inhoud voldoende duidelijk kunnen worden vastgesteld.
8. Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.
9. Derdenproducten: software, diensten, infrastructuur, API’s, modellen, platforms, databronnen en andere producten of diensten van externe leveranciers.
10. SLA: een afzonderlijke service level agreement waarin afspraken over onder meer beschikbaarheid, onderhoud, ondersteuning, prioriteiten en reactietijden zijn vastgelegd.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten van Polder Knowledge.
2. Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor overeenkomsten met zakelijke opdrachtgevers. Polder Knowledge sluit op basis van deze voorwaarden geen overeenkomsten met consumenten.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen wanneer deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
4. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Polder Knowledge deze schriftelijk heeft aanvaard.
5. Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde:
   a. een ondertekende overeenkomst of opdrachtbevestiging;
   b. een SLA of verwerkersovereenkomst;
   c. de offerte van Polder Knowledge;
   d. deze algemene voorwaarden;
   e. overige schriftelijke afspraken.
6. Deze voorwaarden zijn ook van toepassing op vervolgopdrachten en aanvullende werkzaamheden, zonder dat zij opnieuw van toepassing hoeven te worden verklaard.
7. Wanneer een bepaling alleen betrekking heeft op een bepaalde soort dienstverlening, geldt deze bepaling uitsluitend wanneer Polder Knowledge die dienstverlening daadwerkelijk levert.

3. Aanbiedingen en totstandkoming van de overeenkomst

1. Aanbiedingen en offertes van Polder Knowledge zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
2. Een offerte is geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Wanneer geen termijn is genoemd, is de offerte dertig dagen geldig.
3. Een overeenkomst komt tot stand zodra:
   a. opdrachtgever een offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk aanvaardt;
   b. partijen een overeenkomst ondertekenen;
   c. Polder Knowledge de opdracht schriftelijk bevestigt; of
   d. Polder Knowledge met medeweten van opdrachtgever met de uitvoering begint.
4. Toezeggingen van medewerkers of ingeschakelde derden binden Polder Knowledge alleen wanneer deze schriftelijk door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger van Polder Knowledge zijn bevestigd.
5. Omschrijvingen, begrotingen, ontwerpen, demonstraties, prototypes en andere informatie in een aanbieding zijn zo nauwkeurig mogelijk, maar gelden niet als garantie tenzij dit uitdrukkelijk is vermeld.
6. Een samengestelde offerte verplicht Polder Knowledge niet om een gedeelte van de aangeboden werkzaamheden uit te voeren tegen een evenredig gedeelte van de prijs.
7. Kennelijke fouten, vergissingen en verschrijvingen in een offerte, overeenkomst of andere communicatie binden Polder Knowledge niet.

4. Uitvoering van de overeenkomst

1. Polder Knowledge voert de overeenkomst zorgvuldig en naar beste inzicht en vermogen uit.
2. Polder Knowledge heeft een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk een concreet resultaat is gegarandeerd.
3. Polder Knowledge bepaalt op welke wijze en door welke personen de werkzaamheden worden uitgevoerd, met inachtneming van de gemaakte afspraken.
4. Polder Knowledge mag bij de uitvoering van de overeenkomst medewerkers, zelfstandige professionals, hostingpartijen, cloudleveranciers en andere derden inschakelen.
5. Polder Knowledge mag een medewerker of uitvoerder vervangen door iemand met vergelijkbare kennis en ervaring.
6. Polder Knowledge mag werkzaamheden in gedeelten uitvoeren en opleveren.
7. Adviezen en voorstellen van Polder Knowledge zijn gebaseerd op de informatie, wensen, uitgangspunten en omstandigheden die op het moment van advisering bekend zijn.
8. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beslissingen die hij op basis van een advies, analyse, prototype, rapportage of ander resultaat neemt.

5. Medewerking door opdrachtgever

1. Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, toegang, bestanden, documentatie, accounts, testgegevens, besluiten en medewerking die voor de uitvoering nodig zijn.
2. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid, rechtmatigheid en bruikbaarheid van de verstrekte informatie en materialen.
3. Opdrachtgever wijst een contactpersoon aan die bevoegd is om besluiten te nemen, prioriteiten vast te stellen en resultaten te beoordelen.
4. Opdrachtgever zorgt ervoor dat medewerkers en door hem ingeschakelde derden tijdig beschikbaar zijn voor overleg, testen en besluitvorming.
5. Wanneer opdrachtgever niet tijdig aan zijn verplichtingen voldoet:
   a. mag Polder Knowledge de uitvoering opschorten;
   b. worden planningen en termijnen dienovereenkomstig aangepast;
   c. mag Polder Knowledge de daardoor ontstane extra werkzaamheden en kosten in rekening brengen.
6. Polder Knowledge is niet verantwoordelijk voor fouten of vertragingen die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever.
7. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen en behouden van de rechten, toestemmingen en licenties die nodig zijn voor het gebruik van door hem aangeleverde materialen, data en systemen.

6. Projectaanpak, scope en wijzigingen

1. Polder Knowledge kan projecten iteratief, Agile of in fasen uitvoeren. Partijen kunnen daarbij werken met sprints, prioriteitenlijsten, prototypes, deelopleveringen en tussentijdse evaluaties.
2. Een begroting van uren of kosten is een zo zorgvuldig mogelijke inschatting en geen vaste prijs, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
3. Bij werkzaamheden op basis van nacalculatie worden de werkelijk bestede uren en gemaakte kosten gefactureerd.
4. Bij een vaste prijs geldt de prijs uitsluitend voor de uitdrukkelijk beschreven scope en uitgangspunten.
5. Nieuwe wensen, gewijzigde inzichten, aanvullende functionaliteiten en aanpassingen van eerder goedgekeurd werk gelden als meerwerk.
6. Polder Knowledge informeert opdrachtgever waar mogelijk vooraf over de gevolgen van meerwerk voor planning en kosten.
7. Wanneer onmiddellijk handelen nodig is om schade, uitval, beveiligingsproblemen of verdere vertraging te beperken, mag Polder Knowledge noodzakelijke werkzaamheden uitvoeren zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring. Polder Knowledge informeert opdrachtgever daarover zo snel mogelijk.
8. Een verzoek tot wijziging kan gevolgen hebben voor eerder gemaakte onderdelen, architectuur, planning, kosten, beheer en onderhoud.
9. Het niet uitvoeren van een wijzigingsverzoek geeft opdrachtgever geen recht om betaling van reeds uitgevoerde werkzaamheden op te schorten.

7. Prijzen en indexering

1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen van overheidswege, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
2. Reis-, verblijf-, licentie-, hosting-, cloud-, token-, API-, materiaal- en overige externe kosten zijn niet inbegrepen, tenzij anders overeengekomen.
3. Polder Knowledge mag overeengekomen tarieven eenmaal per kalenderjaar aanpassen.
4. Bij langlopende overeenkomsten mag Polder Knowledge daarnaast prijsstijgingen van externe leveranciers, cloudplatforms, licenties, API’s en andere derden doorberekenen.
5. Polder Knowledge informeert opdrachtgever vooraf over een tariefwijziging.
6. Een indexering of doorberekening van aantoonbare externe prijsstijgingen geeft opdrachtgever geen recht op schadevergoeding.
7. Kosten die het gevolg zijn van onjuiste informatie, vertraging, gewijzigde omstandigheden of aanvullende eisen aan de zijde van opdrachtgever mogen afzonderlijk worden gefactureerd.

8. Facturering en betaling

1. Facturering vindt plaats zoals in de offerte of overeenkomst is bepaald.
2. Bij gebreke van een specifieke afspraak mag Polder Knowledge:
   a. maandelijks achteraf factureren;
   b. afgeronde fasen of deelopleveringen afzonderlijk factureren;
   c. externe kosten en licenties vooraf factureren.
3. Facturen moeten binnen 21 dagen na factuurdatum worden betaald.
4. Opdrachtgever kan uitsluitend binnen veertien dagen na factuurdatum gemotiveerd bezwaar maken tegen een factuur. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
5. Opdrachtgever mag betalingen niet verrekenen, opschorten of verminderen, tenzij dit schriftelijk is overeengekomen of de tegenvordering onherroepelijk in rechte is vastgesteld.
6. Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim.
7. Vanaf het moment van verzuim is opdrachtgever de wettelijke handelsrente verschuldigd.
8. Alle redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten voor het innen van de vordering komen voor rekening van opdrachtgever.
9. Polder Knowledge mag bij betalingsachterstand:
   a. werkzaamheden en dienstverlening opschorten;
   b. toegang tot online diensten tijdelijk beperken;
   c. toekomstige werkzaamheden vooruit laten betalen;
   d. aanvullende zekerheid verlangen.
10. Opschorting wegens betalingsachterstand ontslaat opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen.
11. Betalingen worden eerst toegerekend aan kosten en rente en daarna aan de oudste openstaande facturen.

9. Termijnen en planning

1. Genoemde leverings-, uitvoerings- en reactietermijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk is overeengekomen dat een termijn fataal is.
2. Een termijn begint pas nadat:
   a. de overeenkomst tot stand is gekomen;
   b. de benodigde informatie en toegang zijn ontvangen; en
   c. een eventueel overeengekomen voorschot is betaald.
3. Wanneer opdrachtgever niet tijdig informatie, feedback, goedkeuring of toegang verstrekt, wordt de planning automatisch verlengd.
4. Polder Knowledge is pas in verzuim nadat opdrachtgever haar schriftelijk in gebreke heeft gesteld en een redelijke termijn voor herstel heeft gegeven.
5. Overschrijding van een termijn geeft opdrachtgever niet automatisch recht op ontbinding of schadevergoeding.
6. Wijzigingen in scope, afhankelijkheden van derden en onvoorziene technische omstandigheden kunnen aanleiding geven de planning te herzien.

10. Ontwikkeling, testen en acceptatie

1. Polder Knowledge ontwikkelt software op basis van de overeengekomen specificaties, prioriteiten en beschikbare informatie.
2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en zorgvuldig testen van opgeleverde resultaten.
3. Tenzij anders overeengekomen, geldt een acceptatietermijn van tien werkdagen na beschikbaarstelling van een resultaat.
4. Opdrachtgever meldt binnen de acceptatietermijn schriftelijk en voldoende gedetailleerd welke wezenlijke onderdelen niet aan de uitdrukkelijk overeengekomen specificaties voldoen.
5. Een melding bevat ten minste:
   a. een omschrijving van het probleem;
   b. de stappen waarmee het probleem kan worden gereproduceerd;
   c. de gebruikte omgeving, browser, apparatuur of configuratie;
   d. de verwachte en feitelijke werking.
6. Een resultaat geldt als geaccepteerd wanneer:
   a. opdrachtgever dit schriftelijk accepteert;
   b. de acceptatietermijn zonder gemotiveerde afwijzing verstrijkt;
   c. opdrachtgever het resultaat in productie of voor operationele doeleinden gebruikt; of
   d. opdrachtgever een volgende projectfase laat starten.
7. Kleine gebreken die redelijkerwijs ingebruikname niet verhinderen, vormen geen grond om acceptatie te weigeren. Polder Knowledge zal dergelijke gebreken binnen een redelijke termijn herstellen.
8. Wanneer geen duidelijke specificaties of acceptatiecriteria zijn overeengekomen, wordt beoordeeld of het resultaat in hoofdlijnen geschikt is voor het bij Polder Knowledge bekende doel.
9. Nieuwe wensen of wijzigingen ten opzichte van eerder goedgekeurde ontwerpen, prototypes of specificaties gelden niet als gebrek.
10. Acceptatie ontslaat Polder Knowledge niet van een uitdrukkelijk overeengekomen herstelverplichting voor verborgen gebreken.

11. Onderhoud, support en SLA

1. Onderhoud, support, monitoring en storingsdiensten maken alleen deel uit van de overeenkomst wanneer dit uitdrukkelijk is afgesproken.
2. De inhoud, beschikbaarheid, prioriteiten en reactietijden van support worden vastgelegd in de overeenkomst of een SLA.
3. Een reactietijd is de tijd waarbinnen Polder Knowledge een melding in behandeling neemt. Het is geen gegarandeerde oplostijd.
4. Polder Knowledge mag tijdelijk workarounds toepassen wanneer definitief herstel niet direct mogelijk of doelmatig is.
5. Onderhoud omvat niet automatisch:
   a. nieuwe functionaliteiten;
   b. aanpassingen aan gewijzigde bedrijfsprocessen;
   c. grote technische vernieuwingen of migraties;
   d. herstel na wijzigingen door opdrachtgever of derden;
   e. problemen in systemen of diensten van derden;
   f. ondersteuning buiten overeengekomen tijden.
6. Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope worden als meerwerk gefactureerd.
7. Polder Knowledge mag systemen tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiligingsmaatregelen.
8. Waar mogelijk worden geplande werkzaamheden vooraf aangekondigd.
9. Polder Knowledge kan ondersteuning voor verouderde software, browsers, apparatuur, API-versies of besturingssystemen beëindigen wanneer redelijkerwijs niet langer van haar kan worden verlangd deze te ondersteunen.

12. Hosting, SaaS en clouddiensten

1. Wanneer Polder Knowledge hosting, SaaS of een andere online dienst levert, stelt zij zich in om de dienst zorgvuldig en zo veel mogelijk beschikbaar te houden.
2. Een specifiek beschikbaarheidspercentage geldt alleen wanneer dit in een SLA is overeengekomen.
3. Polder Knowledge garandeert niet dat een online dienst voortdurend, volledig of zonder onderbreking beschikbaar is.
4. Polder Knowledge mag de inrichting, infrastructuur, locatie, leveranciers en technische werking van de dienst aanpassen, zolang de overeengekomen kernfunctionaliteit niet wezenlijk wordt verminderd.
5. Polder Knowledge mag maatregelen nemen om:
   a. de veiligheid of stabiliteit te beschermen;
   b. misbruik te voorkomen;
   c. wettelijke verplichtingen na te komen;
   d. buitensporig gebruik te beperken.
6. Opdrachtgever gebruikt een online dienst uitsluitend voor rechtmatige zakelijke doeleinden.
7. Het is opdrachtgever niet toegestaan:
   a. beveiligingsmaatregelen te omzeilen;
   b. schadelijke code te verspreiden;
   c. ongeautoriseerde toegang te verkrijgen;
   d. de dienst te gebruiken op een wijze die de werking voor anderen verstoort;
   e. toepasselijke wet- of regelgeving te overtreden.
8. Polder Knowledge mag toegang tijdelijk beperken wanneer dit noodzakelijk is voor veiligheid, continuïteit of onderzoek naar mogelijk misbruik.
9. Capaciteit, opslag, dataverkeer, aantallen gebruikers en gebruik van externe diensten kunnen aan redelijke gebruikslimieten worden gebonden.
10. Kosten als gevolg van overschrijding van overeengekomen gebruikslimieten mogen aanvullend worden gefactureerd.

13. Accounts, beveiliging en back-ups

1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beheer van gebruikers, rollen, rechten, apparatuur en inloggegevens binnen zijn organisatie.
2. Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet met onbevoegden worden gedeeld.
3. Opdrachtgever meldt vermoedelijk misbruik, verlies van inloggegevens en beveiligingsincidenten zo snel mogelijk.
4. Polder Knowledge mag accounts blokkeren wanneer zij redelijkerwijs vermoedt dat sprake is van misbruik of een beveiligingsrisico.
5. Polder Knowledge treft beveiligingsmaatregelen die, gelet op de aard van de dienstverlening en de gemaakte afspraken, redelijk en passend zijn.
6. Geen enkel systeem kan volledig vrij van beveiligingsrisico’s worden gegarandeerd.
7. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor een passend intern beveiligingsbeleid, gebruikersbeheer en de beveiliging van eigen systemen en verbindingen.
8. Polder Knowledge maakt alleen back-ups wanneer dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
9. Een back-up is een voorzorgsmaatregel en geen garantie dat alle gegevens in alle omstandigheden kunnen worden hersteld.
10. Wanneer opdrachtgever zelf toegang heeft tot gegevens of bestanden, blijft hij verantwoordelijk voor het bewaren van eigen kopieën, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

14. Diensten en producten van derden

1. Polder Knowledge mag gebruikmaken van derdenproducten, waaronder open-sourcesoftware, cloudinfrastructuur, API’s, databases, licenties, plug-ins en AI-modellen.
2. Op derdenproducten kunnen aanvullende voorwaarden en gebruiksbeperkingen van de betreffende leverancier van toepassing zijn.
3. Opdrachtgever aanvaardt dat derden hun producten, prijzen, voorwaarden, API’s, beveiliging, beschikbaarheid of functionaliteit kunnen wijzigen of beëindigen.
4. Polder Knowledge is niet verantwoordelijk voor tekortkomingen van derden waarop zij geen redelijke invloed kan uitoefenen.
5. Wanneer een wijziging van een derdenproduct aanpassing van de dienstverlening noodzakelijk maakt, gelden de daarvoor benodigde werkzaamheden als meerwerk, tenzij anders overeengekomen.
6. Polder Knowledge mag een derdenproduct vervangen door een redelijk gelijkwaardig alternatief.
7. Licentie- en gebruikskosten van derden kunnen afzonderlijk of periodiek aan opdrachtgever worden doorberekend.
8. Opdrachtgever houdt zich aan de voorwaarden die leveranciers van derdenproducten aan het gebruik daarvan stellen.

15. Intellectuele eigendomsrechten

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op door Polder Knowledge ontwikkelde of gebruikte materialen, methoden, ontwerpen, concepten, software, broncode, documentatie, modellen, componenten, templates en knowhow blijven bij Polder Knowledge of haar licentiegevers.
2. Opdrachtgever ontvangt, na volledige betaling, een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en in beginsel onbeperkt gebruiksrecht op de specifiek voor hem opgeleverde resultaten, voor het binnen de overeenkomst beoogde zakelijke doel.
3. Het gebruiksrecht omvat niet automatisch het recht om:
   a. resultaten aan derden te verkopen, te verhuren of in licentie te geven;
   b. software als zelfstandige commerciële dienst aan derden aan te bieden;
   c. broncode openbaar te maken;
   d. auteursrechtelijke vermeldingen te verwijderen;
   e. resultaten buiten het overeengekomen doel te exploiteren.
4. Overdracht van intellectuele eigendomsrechten of verlening van een exclusieve licentie vindt alleen plaats wanneer dit uitdrukkelijk in een ondertekende overeenkomst is vastgelegd.
5. Overdracht of een exclusieve licentie heeft nooit betrekking op:
   a. reeds bestaande software en materialen;
   b. generieke componenten en bibliotheken;
   c. ontwikkelmethoden, architecturen en technieken;
   d. algemene kennis, ervaring en knowhow;
   e. open-sourcesoftware en materialen van derden.
6. Polder Knowledge mag generieke onderdelen, oplossingen, technieken en kennis die tijdens een opdracht zijn ontwikkeld, voor andere opdrachten gebruiken, mits daarbij geen vertrouwelijke informatie van opdrachtgever wordt prijsgegeven.
7. Broncode, technische documentatie, ontwikkelomgevingen en toegang tot repositories worden alleen geleverd wanneer dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
8. Opdrachtgever behoudt de rechten op materialen en data die hij aan Polder Knowledge verstrekt.
9. Opdrachtgever verleent Polder Knowledge voor de duur van de overeenkomst het recht om deze materialen te gebruiken voor de uitvoering van de opdracht.
10. Opdrachtgever garandeert dat het gebruik van door hem verstrekte materialen geen rechten van derden schendt.
11. Polder Knowledge mag de naam en het logo van opdrachtgever en een algemene omschrijving van het project als referentie gebruiken nadat het project openbaar is gemaakt, tenzij opdrachtgever daartegen vooraf schriftelijk bezwaar maakt.

16. Artificiële intelligentie en geautomatiseerde diensten

1. Polder Knowledge kan bij haar dienstverlening gebruikmaken van artificiële intelligentie, machinelearningmodellen en geautomatiseerde systemen van Polder Knowledge of derden.
2. De werking van AI-systemen kan mede afhankelijk zijn van trainingsdata, invoer, context, modelversies en diensten van derden.
3. Door AI gegenereerde uitkomsten kunnen onvolledig, onnauwkeurig, verouderd, onvoorspelbaar of ongeschikt voor een specifiek doel zijn.
4. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, gelden AI-uitkomsten als ondersteunende informatie en niet als zelfstandig professioneel, juridisch, financieel, medisch of ander specialistisch advies.
5. Opdrachtgever zorgt voor passende menselijke controle voordat AI-uitkomsten worden gebruikt voor besluiten met wezenlijke gevolgen voor personen, veiligheid, financiën, rechten of bedrijfsvoering.
6. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en kwaliteit van gegevens die hij voor AI-toepassingen beschikbaar stelt.
7. Opdrachtgever verstrekt geen vertrouwelijke, gevoelige of persoonsgegevens aan een AI-dienst wanneer dit niet binnen de overeengekomen inrichting en beveiligingsafspraken past.
8. Polder Knowledge kan geen exclusiviteit garanderen ten aanzien van door generatieve AI geproduceerde teksten, beelden, code of andere output.
9. Voor zover een AI-dienst door een derde wordt geleverd, zijn ook de voorwaarden en beperkingen van die derde van toepassing.
10. Specifieke afspraken over AI-risico’s, transparantie, logging, menselijke controle en toegestane toepassingen worden waar nodig in de overeenkomst vastgelegd.

17. Privacy en persoonsgegevens

1. Partijen houden zich aan de toepasselijke privacywetgeving.
2. Iedere partij is zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor zij zelf het doel en de middelen bepaalt.
3. Wanneer Polder Knowledge in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, sluiten partijen waar nodig een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
4. Opdrachtgever bepaalt welke persoonsgegevens binnen de dienstverlening mogen worden verwerkt en staat in voor een geldige grondslag en behoorlijke informatieverstrekking aan betrokkenen.
5. Polder Knowledge verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst en overeenkomstig de schriftelijke instructies van opdrachtgever, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.
6. Polder Knowledge mag subverwerkers inschakelen overeenkomstig de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
7. Opdrachtgever verstrekt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening.
8. Partijen informeren elkaar zo snel mogelijk over beveiligingsincidenten en datalekken die relevant zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
9. Aanvullende ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen, audits, onderzoeken, gegevensmigraties en datalekken mag als meerwerk worden gefactureerd, tenzij de aanleiding aantoonbaar aan Polder Knowledge is toe te rekenen.

18. Geheimhouding

1. Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst ontvangen als strikt vertrouwelijk.
2. Informatie geldt als vertrouwelijk wanneer dit is aangegeven of wanneer het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs duidelijk is.
3. Vertrouwelijke informatie wordt alleen gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst.
4. Partijen verstrekken vertrouwelijke informatie uitsluitend aan medewerkers en ingeschakelde derden die deze informatie voor de uitvoering nodig hebben en aan een passende geheimhoudingsverplichting zijn gebonden.
5. De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die:
   a. openbaar beschikbaar is zonder schending van deze voorwaarden;
   b. aantoonbaar al rechtmatig bij de ontvangende partij bekend was;
   c. rechtmatig van een derde is ontvangen;
   d. zelfstandig zonder gebruik van vertrouwelijke informatie is ontwikkeld; of
   e. op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.
6. Wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is, informeert de ontvangende partij de andere partij vooraf, voor zover dit is toegestaan.
7. De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

19. Gebreken en herstel

1. Polder Knowledge herstelt reproduceerbare gebreken die binnen drie maanden na acceptatie worden gemeld en waardoor het resultaat wezenlijk afwijkt van de uitdrukkelijk overeengekomen specificaties.
2. Herstel vindt kosteloos plaats wanneer het gebrek aan Polder Knowledge kan worden toegerekend.
3. Herstel kan naar keuze van Polder Knowledge bestaan uit:
   a. aanpassing van de software;
   b. een workaround;
   c. herstel in een volgende versie;
   d. vervanging van het betreffende onderdeel.
4. De herstelverplichting geldt niet wanneer het gebrek is veroorzaakt door:
   a. verkeerd of onoordeelkundig gebruik;
   b. wijzigingen door opdrachtgever of derden;
   c. gebruik in een niet-ondersteunde omgeving;
   d. gebrekkige of gewijzigde systemen van derden;
   e. onjuiste of onvolledige data;
   f. het niet opvolgen van instructies;
   g. omstandigheden die buiten de overeengekomen scope vallen.
5. Onderzoek naar een melding die geen gebrek blijkt te zijn, mag op basis van nacalculatie worden gefactureerd.
6. Na afloop van de herstelperiode worden werkzaamheden uitgevoerd op basis van een onderhoudsovereenkomst of nacalculatie.
7. Polder Knowledge garandeert niet dat software volledig vrij van fouten is of zonder onderbreking functioneert.

20. Aansprakelijkheid

1. Polder Knowledge is alleen aansprakelijk voor schade die rechtstreeks het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst.
2. Polder Knowledge is alleen aansprakelijk nadat opdrachtgever haar schriftelijk in gebreke heeft gesteld en een redelijke termijn voor herstel heeft gegeven, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.
3. De aansprakelijkheid van Polder Knowledge is beperkt tot directe schade.
4. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:
   a. redelijke kosten om de prestatie alsnog aan de overeenkomst te laten voldoen;
   b. redelijke kosten voor het vaststellen van de oorzaak en omvang van de directe schade;
   c. redelijke kosten ter voorkoming of beperking van directe schade.
5. Polder Knowledge is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder:
   a. gevolgschade;
   b. gederfde winst of omzet;
   c. gemiste besparingen;
   d. bedrijfsstagnatie;
   e. verlies van goodwill;
   f. gemiste kansen;
   g. aanspraken van klanten of andere relaties van opdrachtgever;
   h. verminking, verlies of onbruikbaarheid van gegevens.
6. De totale aansprakelijkheid van Polder Knowledge voor een opdracht is beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever voor het betreffende onderdeel van de overeenkomst heeft betaald.
7. Bij een overeenkomst met periodieke vergoedingen is de aansprakelijkheid beperkt tot het totaal van de vergoedingen die opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende dienst heeft betaald.
8. De totale aansprakelijkheid bedraagt nooit meer dan het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering van Polder Knowledge in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
9. Samenhangende gebeurtenissen worden beschouwd als één gebeurtenis.
10. Polder Knowledge is alleen aansprakelijk voor verlies van gegevens wanneer zij uitdrukkelijk verantwoordelijk was voor het maken van back-ups en het verlies het gevolg is van een aan haar toerekenbare tekortkoming.
11. Polder Knowledge is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan doordat opdrachtgever een door Polder Knowledge gegeven waarschuwing, instructie of advies niet heeft opgevolgd.
12. De beperkingen van dit artikel gelden niet wanneer de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Polder Knowledge.
13. Iedere vordering tot schadevergoeding vervalt wanneer deze niet binnen twaalf maanden nadat opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken schriftelijk bij Polder Knowledge is gemeld.

21. Vrijwaring

1. Opdrachtgever vrijwaart Polder Knowledge tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit:
   a. door opdrachtgever verstrekte materialen, data of instructies;
   b. onrechtmatig of ongeoorloofd gebruik van de diensten;
   c. schending van intellectuele eigendomsrechten door opdrachtgever;
   d. handelen van gebruikers voor wie opdrachtgever verantwoordelijk is;
   e. het niet naleven van wet- of regelgeving door opdrachtgever.
2. De vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak rechtstreeks het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Polder Knowledge.
3. Opdrachtgever verleent Polder Knowledge alle redelijkerwijs benodigde medewerking bij het voeren van verweer tegen een aanspraak.

22. Overmacht

1. Polder Knowledge is niet gehouden tot nakoming wanneer zij daartoe wordt verhinderd door een omstandigheid die redelijkerwijs buiten haar invloed ligt.
2. Onder overmacht kan onder meer worden verstaan:
   a. storingen in internet-, energie- of telecommunicatievoorzieningen;
   b. uitval of beperkingen bij cloud-, hosting-, API- of softwareleveranciers;
   c. cyberaanvallen en beveiligingsincidenten die ondanks redelijke maatregelen plaatsvinden;
   d. overheidsmaatregelen;
   e. oorlog, terrorisme, brand, overstroming en natuurrampen;
   f. epidemieën en pandemieën;
   g. stakingen en vervoersproblemen;
   h. plotselinge onbeschikbaarheid van essentiële medewerkers;
   i. andere omstandigheden waarop Polder Knowledge geen redelijke invloed kan uitoefenen.
3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Polder Knowledge opgeschort.
4. Wanneer een overmachtssituatie langer dan zestig dagen duurt, mogen beide partijen het nog niet uitgevoerde gedeelte van de overeenkomst schriftelijk beëindigen.
5. Reeds uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte kosten en aangegane verplichtingen blijven verschuldigd.
6. Partijen hebben bij beëindiging wegens overmacht geen recht op schadevergoeding.

23. Opschorting en beëindiging

1. Polder Knowledge mag haar verplichtingen opschorten wanneer opdrachtgever:
   a. een opeisbare factuur niet tijdig betaalt;
   b. onvoldoende medewerking verleent;
   c. de diensten onrechtmatig of in strijd met de overeenkomst gebruikt;
   d. een beveiligings- of continuïteitsrisico veroorzaakt;
   e. anderszins tekortschiet in de nakoming.
2. Voor zover redelijk informeert Polder Knowledge opdrachtgever vooraf over een opschorting.
3. Polder Knowledge mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang beëindigen wanneer:
   a. opdrachtgever na ingebrekestelling wezenlijk tekort blijft schieten;
   b. opdrachtgever failliet wordt verklaard;
   c. surseance van betaling wordt aangevraagd of verleend;
   d. beslag wordt gelegd op een wezenlijk deel van het vermogen van opdrachtgever;
   e. de onderneming van opdrachtgever wordt beëindigd of geliquideerd.
4. Een overeenkomst voor bepaalde tijd kan niet tussentijds worden opgezegd, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
5. Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan schriftelijk worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.
6. Bij tussentijdse beëindiging door opdrachtgever zijn verschuldigd:
   a. alle tot de einddatum uitgevoerde werkzaamheden;
   b. reeds aangegane verplichtingen en niet-annuleerbare kosten;
   c. redelijke kosten die rechtstreeks uit de beëindiging voortvloeien.
7. Bedragen die Polder Knowledge vóór beëindiging heeft gefactureerd of op grond van de overeenkomst nog mag factureren, blijven verschuldigd.
8. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren, blijven van kracht.

24. Gegevens en exit na beëindiging

1. Na beëindiging mag Polder Knowledge de toegang tot haar diensten beëindigen.
2. Opdrachtgever vraagt een gewenste gegevensexport uiterlijk vóór de einddatum of binnen dertig dagen daarna schriftelijk aan.
3. Polder Knowledge mag werkzaamheden voor export, migratie, overdracht, documentatie en ondersteuning afzonderlijk factureren.
4. Gegevens worden geleverd in een bij Polder Knowledge gangbaar formaat, tenzij anders overeengekomen.
5. Polder Knowledge is niet verplicht een systeem van een andere leverancier in te richten of een volledige migratie uit te voeren zonder afzonderlijke opdracht.
6. Polder Knowledge mag gegevens na beëindiging verwijderen wanneer:
   a. de overeengekomen bewaartermijn is verstreken;
   b. zestig dagen na beëindiging zijn verstreken; of
   c. opdrachtgever heeft bevestigd dat de gegevens niet langer nodig zijn.
7. Wettelijke bewaarplichten en afspraken uit een verwerkersovereenkomst gaan voor op dit artikel.

25. Overdracht van de overeenkomst

1. Opdrachtgever mag rechten of verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder schriftelijke toestemming van Polder Knowledge aan een derde overdragen.
2. Polder Knowledge mag de overeenkomst overdragen in het kader van een fusie, overname, reorganisatie of overdracht van haar onderneming of een onderdeel daarvan.
3. Polder Knowledge mag betalingsvorderingen aan een derde overdragen.

26. Wijziging van de algemene voorwaarden

1. Polder Knowledge mag deze algemene voorwaarden wijzigen.
2. Bij lopende overeenkomsten worden wijzigingen ten minste dertig dagen vóór inwerkingtreding bekendgemaakt.
3. Wanneer een wijziging de positie van opdrachtgever wezenlijk nadelig beïnvloedt, mag opdrachtgever een overeenkomst voor onbepaalde tijd schriftelijk beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
4. Het opzeggingsrecht geldt niet voor wijzigingen die:
   a. noodzakelijk zijn door wet- of regelgeving;
   b. uitsluitend redactioneel van aard zijn;
   c. geen wezenlijk nadeel voor opdrachtgever opleveren;
   d. rechtstreeks voortvloeien uit voorwaarden van een noodzakelijke externe leverancier.

27. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle rechtsverhoudingen tussen Polder Knowledge en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
3. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
4. Wanneer overleg niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

28. Slotbepalingen

1. Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
2. Partijen vervangen een ongeldige bepaling door een geldige bepaling die zo veel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
3. Het niet direct uitoefenen van een recht betekent niet dat een partij afstand doet van dat recht.
4. Elektronische communicatie, digitale ondertekening en elektronisch opgeslagen documenten mogen als bewijs worden gebruikt.
5. De Nederlandse versie van deze algemene voorwaarden is leidend bij verschillen met een vertaling.