Een leven lang leren

In de loop der jaren is de applicatie die wij Voor HOVO Groningen en HOVO Brabant gemaakt hebben een volwaardige cursisten-, docenten- en cursussen management systeem geworden. Inclusief koppelingen met Mollie en het boekhoudpakket Snelstart. 

Casebeschrijving

De uitdaging bij deze webapplicatie begint met het simpele feit dat we te maken hebben met verschillende gebruikersgroepen die op een specifieke manier bedient moeten worden. We definiëren de volgende groepen:

Bezoekers moeten gemakkelijk in het cursusaanbod kunnen zoeken (en filteren). Bij interesse in deelname start het proces van registreren als student, inschrijven en betalen voor de betreffende cursus. 

Studenten zijn ingeschreven en kunnen in hun eigen afgesloten omgeving hun cursusinformatie inzien. Dat is onder andere het bijbehorende cursusmateriaal, deelnemerslijsten, facturen en profielinformatie.

Docenten aan de academies hebben, net als de studenten, hun eigen omgeving. Hier kunnen zij inzien aan welke cursussen zij verbonden zijn en wie de deelnemers zijn. Ook kunnen zij hier zelf het cursusmateriaal uploaden voor hun studenten.

HOVO zelf is natuurlijk de beheerder van dit alles. Zij hebben het volledige inzicht en beheer over de studenten, docenten en de cursussen. Met duizenden cursisten, en honderden cursussen en docenten is inzicht van groot belang. Hoeveel deelnemers hebben zich aangemeld voor een cursus, is er betaald door persoon x, wie willen een nieuwsbrief en/of brochure ontvangen. Welke docenten zijn actief en aan welke cursus zijn ze verbonden. Het zijn zo maar wat voorbeelden. Er kunnen verschillende rapportages gemaakt worden die dit inzicht bieden en waarop gestuurd kan worden.

Boekhouding synchronisatie

Betalingen worden door het systeem automatisch verwerkt in hun Snelstart boekhouding. Na een iDeal betaling door een student, middels de payment provider Mollie, worden er automatisch facturen gegenereerd en verzonden. Een betaling wordt in Snelstart geregistreerd en weer gesynchroniseerd met het systeem zodat ook daar actuele betaalstatus is in te zien.

Optimalisatie voor de doelgroep

Een belangrijk gegeven bij het ontwikkelen van deze applicatie is dat de gebruikers voornamelijk senioren zijn, een generatie die niet is opgegroeid met internet. Processen zoals het inschrijven en betalen voor een cursus hebben we daarom zo goed mogelijk geoptimaliseerd. Hierbij kun je denken aan validatie van gegevens, toelichting en meldingen in het proces maar ook een logische stapsgewijze volgorde. Zo kunnen eventuele ‘fouten’ voorkomen worden. Daarnaast kan HOVO achteraf nog corrigeren, handelingen (inschrijven voor een cursus) voor iemand uitvoeren of meekijken in de omgeving van de student als er vragen zijn.

De applicatie is het met recht het kloppend hart van de academies te noemen.